Tham gia hội chợ thương mại đòi hỏi các doanh nghiệp phải đầu tư thời gian và tiền bạc vào gian hàng của mình và thực hiện một số công việc cần thiết để đạt được thành công tại hội chợ. 4 bước sau đây sẽ giúp doanh nghiệp của các bạn đạt được những thành công, kết quả tốt nhất khi tham gia hội chợ (theo Agrotex).

1. Xác định hội chợ phù hợp với doanh nghiệp

Đây là một trong những tiền đề cho sự thành công của doanh nghiệp. Cần phải tham khảo các tài liệu về hội chợ (cataloge, đĩa giới thiệu về hội chợ hoặc trang web chính thức của hội chợ). Liên hệ với ban tổ chức hội chợ để thu thập các số liệu cần thiết của hội chợ vừa được tổ chức gần đây nhất như: số lượng nhà triển lãm, số lượng khách hàng, các nước tham gia hội chợ, tổng diện tích trưng bày, doanh số bán hàng tại hội chợ. Quan trọng nhất là xác định mặt hàng mục tiêu sẽ trưng bày, giới thiệu tại hội chợ.

2. Xây dựng phương án tham gia hội chợ

Sauk hi xác định được hội chợ tham gia, cần phải xây dựng phương án tham gia hội chợ. Đây là việc làm rất quan trọng giúp cho các nhà triển lãm có được kế hoạch triển khai công việc một cách có hiệu quả nhất. Tùy theo từng ngành hàng, các doanh nghiệp có thể lập kế hoạch riêng có đơn vị mình như sau:

+ Liên hệ với Ban Tổ chức để đăng ký tham gia hội chợ sớm nhất có thể: Thời điểm liên hệ với ban tổ chức ít nhất là 8 tháng trước khi hội chợ diễn ra, việc này sẽ giúp bạn có đủ thời gian để chuẩn bị các tài liệu, hàng mẫu cần thiết. Tuỳ theo từng hội chợ, nếu bạn đăng ký sớm có thể sẽ tiết kiệm được chi phí do ban tổ chức hội chợ có chính sách giảm giá gian hàng, và sẽ ưu tiên bố trí sắp xếp gian hàng của bạn vào vị trí tốt nhất có thể.

+ Xây dựng kế hoạch hoạt động: việc xây dựng kế hoạch hoạt động tại hội chợ gồm: trước hội chợ, trong thời gian diễn ra hội chợ, và sau khi kết thúc hội chợ phải phù hợp với chiến lược và mục tiêu phát triển của công ty. Bạn phải xác định được điều cần thiết nhất và chiến lược tham gia hội chợ này là gì.

+ Chuẩn bị hàng mẫu, tài liệu và trang trí gian hàng.

- Đối với hàng mẫu: Bạn cần nghiên cứu sơ đồ xem vị trí gian hàng của mình ở chỗ nào để xác định được ví trí và các lợi thế về gian hàng, từ đó lên kế hoạch bài trí gian hàng và xác định chủng loại hàng hoá mà mình dự tính sẽ mang sang hội chợ, kích cỡ các loại hàng mẫu để cho phù hợp với việc trưng bày tại gian hàng của mình. Đặc biệt lưu ý đến thời gian chuẩn bị hàng mẫu, kế hoạch gửi hàng để làm sao kịp với thời gian diễn ra của hội chợ.

- Đối với tài liệu: Bạn cần xác định loại tài liệu nào mà bạn dự định sẽ mang đến hội chợ cataloge, tờ rơi hay đĩa CD, ..., mục đích quảng bá rộng rãi hay chỉ với một số khách hàng ... lưu ý nên mang theo số lượng tài liệu đủ để gửi cho khách hàng tránh tình trạng hết tài liệu khi khách hàng yêu cầu.

- Đối với việc trang trí gian hàng: trang trí gian hàng đẹp, bắt mắt cũng là nhân tố góp phần cho thành công của hội chợ, các doanh nghiệp lớn đều thuê thiết kế riêng cho gian hàng của mình và lựa chọn các loại vật liệu trang trí phùn hợp để tiết kiệm chi phí vận chuyển cũng như thời hạn sử dụng rất ngắn của hội chợ.

Hàng mẫu, tài liệu và trang trí gian hàng bắt mắt sẽ thu hút được nhiều khách tham quan

- Một trong những tài liệu rất quan trọng và không thể thiếu đó là danh thiếp hoặc các quà tặng có ghi tên và địa chỉ giao dịch của công ty để giúp khách hàng dễ dàng giao dịch với bạn khi họ có nhu cầu. Kể cả những khách mà họ không mua hàng của bạn nhưng họ sẽ lưu tâm đến tên tuổi của công ty bạn và có thể giao dịch với bạn trong tương lai.

- Một vấn đề nhỏ nhưng cũng không kém phần quan trọng khi bạn có kế hoạch tham gia hội chợ là bạn phải có đủ bút viết cho bạn và cho cả khách hàng để ghi lại các thông tin cần thiết. Ngoài ra bạn phải có sổ ghi chép để ghi chép lại các thông tin của khách hàng như: yêu cầu, mẫu mã, chủng loại hoặc địa chỉ liên hệ để bạn gửi chào giá hoặc tài liệu xúc tiến cho sản phẩm sau khi kết thúc hội chợ.

3. Lựa chọn nhân sự đứng gian hàng

Lựa chọn nhân viên nam hay nữ trực tại gian hàng giúp cho doanh nghiệp thực hiện được chiến lược quảng bá và giới thiệu sản phẩm tại hội chợ, nhân sự lựa chọn phải đảm bảo được các tiêu chí: có kiến thức về sản phẩm, kiến thức về công ty mình, có khả năng giao tiếp tốt và thuyết phục được khách hàng, ngoại hình ưa nhìn... Có thể phải đào tạo cho họ về chiến lược phát triển công ty và kiến thức về thị trường trước khi tham gia hội chợ. Lựa chọn nhân sự không tốt có thể sẽ không thành công thậm chí uy tín của công ty bị giảm đi khi tham gia hội chợ. 

4. Thực hiện giao dịch sau hội chợ (follow-up) với khách hàng

Ngoài các hội chợ bán buôn, hội chợ bán lẻ sẽ liên quan đến khâu thanh toán ngay tại gian hàng, bạn phải chuẩn bị sẵn sàng các phương tiện thanh toán của khách hàng: tiền mặt, chuyển khoản, thẻ tín dụng, quy đổi tỷ giá các loại ngoại tệ. Bạn nên mang theo máy tính cần thiết để phục vụ công việc và tìm hiểu rõ về các loại thuế sẽ áp dụng tại hội chợ (nếu có).

Tóm lại: một hội chợ thương mại yêu cầu các công tác chuẩn bị rất kỹ từ trước khi tham gia đến khi kết thúc hội chợ và đặc biệt là khâu liên hệ với khách hàng sau khi kết thúc hội chợ. Đây là một khâu quan trọng để thu nhận lại kết quả và đơn hàng trong suốt quá trình đầu tư của bạn.