Tham gia hội chợ thương mại đòi hỏi các doanh nghiệp phải đầu tư thời gian và tiền bạc vào gian hàng của mình và thực hiện một số công việc cần thiết để đạt được thành công tại hội chợ. 4 bước sau đây sẽ giúp doanh nghiệp của các bạn đạt được những thành công, kết quả tốt nhất khi tham gia hội chợ (theo Agrotex).

1. Xác định hội chợ phù hợp với doanh nghiệp

Đây là một trong những tiền đề cho sự thành công của doanh nghiệp. Cần phải tham khảo các tài liệu về hội chợ (cataloge, đĩa giới thiệu về hội chợ hoặc trang web chính thức của hội chợ). Liên hệ với ban tổ chức hội chợ để thu thập các số liệu cần thiết của hội chợ vừa được tổ chức gần đây nhất như: số lượng nhà triển lãm, số lượng khách hàng, các nước tham gia hội chợ, tổng diện tích trưng bày, doanh số bán hàng tại hội chợ. Quan trọng nhất là xác định mặt hàng mục tiêu sẽ trưng bày, giới thiệu tại hội chợ.

2. Xây dựng phương án tham gia hội chợ

Sauk hi xác định được hội chợ tham gia, cần phải xây dựng phương án tham gia hội chợ. Đây là việc làm rất quan trọng giúp cho các nhà triển lãm có được kế hoạch triển khai công việc một cách có hiệu quả nhất. Tùy theo từng ngành hàng, các doanh nghiệp có thể lập kế hoạch riêng có đơn vị mình như sau:

+ Liên hệ với Ban Tổ chức để đăng ký tham gia hội chợ sớm nhất có thể: Thời điểm liên hệ với ban tổ chức ít nhất là 8 tháng trước khi hội chợ diễn ra, việc này sẽ giúp bạn có đủ thời gian để chuẩn bị các tài liệu, hàng mẫu cần thiết. Tuỳ theo từng hội chợ, nếu bạn đăng ký sớm có thể sẽ tiết kiệm được chi phí do ban tổ chức hội chợ có chính sách giảm giá gian hàng, và sẽ ưu tiên bố trí sắp xếp gian hàng của bạn vào vị trí tốt nhất có thể.

+ Xây dựng kế hoạch hoạt động: việc xây dựng kế hoạch hoạt động tại hội chợ gồm: trước hội chợ, trong thời gian diễn ra hội chợ, và sau khi kết thúc hội chợ phải phù hợp với chiến lược và mục tiêu phát triển của công ty. Bạn phải xác định được điều cần thiết nhất và chiến lược tham gia hội chợ này là gì.

+ Chuẩn bị hàng mẫu, tài liệu và trang trí gian hàng.

- Đối với hàng mẫu: Bạn cần nghiên cứu sơ đồ xem vị trí gian hàng của mình ở chỗ nào để xác định được ví trí và các lợi thế về gian hàng, từ đó lên kế hoạch bài trí gian hàng và xác định chủng loại hàng hoá mà mình dự tính sẽ mang sang hội chợ, kích cỡ các loại hàng mẫu để cho phù hợp với việc trưng bày tại gian hàng của mình. Đặc biệt lưu ý đến thời gian chuẩn bị hàng mẫu, kế hoạch gửi hàng để làm sao kịp với thời gian diễn ra của hội chợ.

- Đối với tài liệu: Bạn cần xác định loại tài liệu nào mà bạn dự định sẽ mang đến hội chợ cataloge, tờ rơi hay đĩa CD, ..., mục đích quảng bá rộng rãi hay chỉ với một số khách hàng ... lưu ý nên mang theo số lượng tài liệu đủ để gửi cho khách hàng tránh tình trạng hết tài liệu khi khách hàng yêu cầu.

- Đối với việc trang trí gian hàng: trang trí gian hàng đẹp, bắt mắt cũng là nhân tố góp phần cho thành công của hội chợ, các doanh nghiệp lớn đều thuê thiết kế riêng cho gian hàng của mình và lựa chọn các loại vật liệu trang trí phùn hợp để tiết kiệm chi phí vận chuyển cũng như thời hạn sử dụng rất ngắn của hội chợ.

Hàng mẫu, tài liệu và trang trí gian hàng bắt mắt sẽ thu hút được nhiều khách tham quan

- Một trong những tài liệu rất quan trọng và không thể thiếu đó là danh thiếp hoặc các quà tặng có ghi tên và địa chỉ giao dịch của công ty để giúp khách hàng dễ dàng giao dịch với bạn khi họ có nhu cầu. Kể cả những khách mà họ không mua hàng của bạn nhưng họ sẽ lưu tâm đến tên tuổi của công ty bạn và có thể giao dịch với bạn trong tương lai.

- Một vấn đề nhỏ nhưng cũng không kém phần quan trọng khi bạn có kế hoạch tham gia hội chợ là bạn phải có đủ bút viết cho bạn và cho cả khách hàng để ghi lại các thông tin cần thiết. Ngoài ra bạn phải có sổ ghi chép để ghi chép lại các thông tin của khách hàng như: yêu cầu, mẫu mã, chủng loại hoặc địa chỉ liên hệ để bạn gửi chào giá hoặc tài liệu xúc tiến cho sản phẩm sau khi kết thúc hội chợ.

3. Lựa chọn nhân sự đứng gian hàng

Lựa chọn nhân viên nam hay nữ trực tại gian hàng giúp cho doanh nghiệp thực hiện được chiến lược quảng bá và giới thiệu sản phẩm tại hội chợ, nhân sự lựa chọn phải đảm bảo được các tiêu chí: có kiến thức về sản phẩm, kiến thức về công ty mình, có khả năng giao tiếp tốt và thuyết phục được khách hàng, ngoại hình ưa nhìn... Có thể phải đào tạo cho họ về chiến lược phát triển công ty và kiến thức về thị trường trước khi tham gia hội chợ. Lựa chọn nhân sự không tốt có thể sẽ không thành công thậm chí uy tín của công ty bị giảm đi khi tham gia hội chợ. 

4. Thực hiện giao dịch sau hội chợ (follow-up) với khách hàng

Ngoài các hội chợ bán buôn, hội chợ bán lẻ sẽ liên quan đến khâu thanh toán ngay tại gian hàng, bạn phải chuẩn bị sẵn sàng các phương tiện thanh toán của khách hàng: tiền mặt, chuyển khoản, thẻ tín dụng, quy đổi tỷ giá các loại ngoại tệ. Bạn nên mang theo máy tính cần thiết để phục vụ công việc và tìm hiểu rõ về các loại thuế sẽ áp dụng tại hội chợ (nếu có).

Tóm lại: một hội chợ thương mại yêu cầu các công tác chuẩn bị rất kỹ từ trước khi tham gia đến khi kết thúc hội chợ và đặc biệt là khâu liên hệ với khách hàng sau khi kết thúc hội chợ. Đây là một khâu quan trọng để thu nhận lại kết quả và đơn hàng trong suốt quá trình đầu tư của bạn.

1. Tổng quan

Thành phố Cần Thơ nằm trong vùng hạ lưu sông Mekong, trung tâm của vùng kinh tế trọng điểm vùng đồng bằng sông Cửu Long, là một trong năm thành phố trực thuộc trung ương, có diện tích tự nhiên 1.401 km2, dân số 1,2 triệu người. Cần Thơ là điểm giao lưu kinh tế lớn trong tứ giác năng động “Cần Thơ - Cà Mau - An Giang - Kiên Giang”, thuận lợi phát triển đồng bộ các khu vực kinh tế theo hướng kinh tế vùng như khu công nghiệp chế biến nông ngư sản và phục vụ nông ngư nghiệp, khu công nghiệp có công nghệ cao, khu cảng biển và sân bay hàng không quốc tế, khu thương mại tập trung đồng bộ với nhịp độ công nghiệp hóa, hiện đại hóa toàn vùng. Công nghiệp là thế mạnh của thành phố, đặc biệt là công nghiệp chế biến thủy hải sản, xay xát chế biến gạo, phân bón, thuốc sát trùng, thuốc thú y - thủy sản dùng trong nông nghiệp, bia, tân dược, vật liệu xây dựng, sản xuất và phân phối điện,...

2. Tiềm năng, lợi thế phát triển

· Tiềm năng

Thành phố Cần Thơ cách thành phố Hồ Chí Minh 170 km, là nơi hội tụ, đầu mối giao thông huyết mạch bằng đường thủy, đường bộ, đường biển, đường không với các tỉnh, thành trong cả nước.

Hạ tầng tương đối thuận lợi và các dịch vụ cơ bản đáp ứng nhu cầu vận chuyển hàng hóa và đi lại của nhà đầu tư từ thành phố Cần Thơ đến các tỉnh trong khu vực. Đặc biệt, về đường hàng không, Sân bay Cần Thơ là sân bay lớn nhất khu vực đồng bằng sông Cửu Long, đạt chuẩn là sân bay quốc tế, nhà ga có công suất 2 triệu lượt khách mỗi năm, đáp ứng những tuyến di chuyển quan trọng của các nhà đầu tư.

Cảng hảng không quốc tế Cần Thơ

Hệ thống cảng được nâng cấp, gồm: Cảng Cần Thơ (Cảng Hoàng Diệu) có thể tiếp nhận tàu biển có tải trọng 10.000 - 20.000 DWT; Cảng Trà Nóc có 03 kho chứa lớn với dung lượng 40.000 tấn, khối lượng hàng hóa thông qua cảng có thể đạt 200.000 tấn/ năm có thể tiếp nhận tàu 2.500 DWT; Cảng Cái Cui là cảng mới được xây dựng có thể phục vụ cho tàu từ 10.000 - 20.000 DWT, khối lượng hàng hóa thông qua cảng là 4,2 triệu tấn/năm, đã hoàn thành công trình giai đoạn I vào tháng 4 năm 2006; đang triển khai đầu tư giai đoạn II.

Thành phố Cần Thơ là đô thị lớn nhất của vùng đồng bằng sông Cửu Long, có đầu mối giao thương nối liền các tỉnh trong vùng đến thành phố Hồ Chí Minh và sang Campuchia, thành phố có hệ thống sông rạch chằng chịt và một số làng nghề truyền thống, thuận lợi cho phát triển du lịch sinh thái.

Trên địa bàn thành phố Cần Thơ có đầy đủ các loại hình đào tạo giáo dục, y tế. Đây là ưu thế nổi trội của thành phố Cần Thơ so với các tỉnh, thành trong khu vực, giúp Cần Thơ sớm trở thành nơi phát triển dịch vụ Giáo dục và Y tế cho cả vùng đồng bằng sông Cửu Long, đồng thời giúp Cần Thơ nâng cao chất lượng nguồn nhân lực và nguồn lao động có trình độ chuyên môn kỹ thuật và nghiệp vụ cao, tiền đề đưa thành phố Cần Thơ trở thành thành phố công nghiệp và dịch vụ - du lịch trước năm 2020.

Bên cạnh đó, để hỗ trợ hoạt động đầu tư trên địa bàn thành phố, ngoài Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước với chức năng quản lý nhà nước về tiền tệ và hoạt động ngân hàng, hiện có 47 tổ chức tín dụng với 226 địa điểm có giao dịch, hầu hết các ngân hàng lớn đều có trụ sở, chi nhánh tại Cần Thơ.

· Các lĩnh vực cần thu hút đầu tư

Thành phố đang tập trung kêu gọi đầu tư vào các dự án hạ tầng, đặc biệt là hạ tầng các khu công nghiệp và vào các dự án theo các định hướng phát triển của thành phố, như sau:

- Về công nghiệp: tập trung vào sản xuất hàng tư liệu phục vụ sản xuất nông, ngư nghiệp; chế biến tinh nông thủy sản sau thu hoạch; sản xuất hàng tiêu dùng; chế biến lương thực - thực phẩm và đồ uống, năng lượng, cơ khí và chế tạo máy móc thiết bị, hóa chất và các sản phẩm từ hóa sinh, sinh học, điện và điện tử, tin học và vật liệu mới.

- Về nông nghiệp - thủy sản: phát triển mạnh kinh tế vườn kết hợp nuôi thủy sản và du lịch vườn; xây dựng vùng chuyên canh rau màu an toàn, sạch phục vụ đô thị; xây dựng các khu nông nghiệp công nghệ - kỹ thuật cao; phát triển mạnh các loại hình dịch vụ kỹ thuật nông nghiệp và hoa kiểng cho nhu cầu đô thị và du lịch. Phát triển mạnh thủy sản với các loại hình nuôi bán công nghiệp, công nghiệp; nuôi luân canh lúa – thủy sản.

- Về thương mại: Thành phố Cần Thơ đẩy mạnh đầu tư phát triển để trở thành trung tâm thương mại - dịch vụ của vùng đồng bằng sông Cửu Long; gắn thị trường Cần Thơ với thị trường các tỉnh lận cận, các thành phố lớn, vùng kinh tế trọng điểm phía Nam, cả nước và các nước trong khu vực; thực hiện chiến lược đẩy mạnh xuất khẩu, mở rộng thị trường trong nước đi đôi với hội nhập quốc tế. Phát triển thương mại với sự tham gia của các thành phần kinh tế. Khuyến khích phát triển kinh doanh thương mại, dịch vụ ở ngoại thành gắn với quy hoạch các khu dân cư mới.

- Các lĩnh vực văn hóa - xã hội: Tập trung đầu tư hoàn chỉnh cơ sở vật chất các ngành y tế, giáo dục, văn hóa, thể thao và du lịch.

· Chính sách thu hút đầu tư

Thành phố Cần Thơ luôn kêu gọi và sẵn sàng hỗ trợ các nhà đầu tư nước ngoài quan tâm thực hiện các dự án đầu tư tại thành phố Cần Thơ. Nhằm tạo điều kiện thuận lợi, hỗ trợ nhà đầu tư trong khuôn khổ pháp luật cho phép, góp phần thu hút các nhà đầu tư trong và ngoài nước đến với Cần Thơ, Thành phố luôn kêu gọi và sẵn sàng hỗ trợ các nhà đầu tư nước ngoài quan tâm thực hiện các dự án đầu tư tại thành phố Cần Thơ. Thành phố đã hành Quyết định số 31/2011/QĐ-UBND ngày 12 tháng 10 năm 2011 về việc ban hành Quy định về hỗ trợ đầu tư trên địa bàn thành phố Cần Thơ (hỗ trợ lãi suất, quan hệ tín dụng, xúc tiến thương mại, quảng bá, đào tạo, thủ tục về bồi thường giải phóng mặt bằng, thuê đất, về thuế).

Hội thảo - một trong những hoạt động giúp quảng bá thương hiệu hữu hiệu nhất

Các hội trợ, triển lãm thương mại là một trong những cơ hội quảng bá sản phẩm đặc biệt hiệu quả cho các công ty. Dưới đây là 10 gợi ý để việc marketing đạt được những thành công lớn thông qua các hội trợ thương mại.

1. Không bao giờ coi việc tham gia hội chợ như những kế hoạch độc lập mà nên gắn kết với chiến lược marketing và giao tiếp dài hạn của công ty.

2. Không nên chỉ dựa vào những cảm nhận cá nhân khi quyết định việc tham gia hội chợ thương mại có hữu ích hay không. Trước khi quyết định, phải phân tích chi tiết và đánh giá cẩn thận những vấn đề cơ bản.

3. Xây dựng những mục tiêu rõ ràng, thực tế và có thể đặt ra kết quả có định lượng cụ thể cần phải đạt khi tham gia hội chợ thương mại.

4. Xác định các đoạn thị trường mục tiêu và hiểu rõ những quy định cụ thể của các thị trường đó.

Hội trợ thương mại là một trong những cơ hội quảng bá sản phẩm đặc biệt hiệu quả cho các công ty

5. Dự trù kinh phí cho việc tham gia hội chợ thương mại như một khoản đầu tư sẽ mang lại lợi nhuận cho công ty sau một khoảng thời gian nhất định khi đã đạt được thành công trên thị truờng.

6. Bắt đầu quá trình lập kế hoạch càng sớm càng tốt, xây dựng một nhóm dự án với những phạm vi quyền lợi và trách nhiệm rõ ràng.

7. Nên sử dụng những chuyên gia bên ngoài ngay từ đầu, nếu họ có thể mang lại các lợi thế về bí quyết, tính sáng tạo và kinh nghiệm hơn hẳn so với cán bộ hiện có của công ty.

8. Lựa chọn cẩn thận nhân viên cho gian hàng của công ty. Chuẩn bị và đào tạo thích đáng cho họ về những yêu cầu cụ thể của việc tham gia Hội chợ thương mại.

9. Lập trước lịch biểu và kế hoạch cho các hoạt động thích hợp sau khi hội chợ kết thúc và dành riêng một nguồn nhân lực thích hợp.

10. Trong quá trình tham gia Hội chợ thương mại, đảm bảo việc thể hiện thống nhất hình ảnh của công ty.

Hội chợ triển lãm quốc tế nông nghiệp công nghệ cao và chuỗi giá trị sản phẩm (AGROTEX 2015) được tổ chức với mục đích đẩy mạnh ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất, nâng cao giá trị gia tăng sản phẩm nông nghiệp, đồng thời tạo cơ hội để kết nối, giao lưu giữa các doanh nghiệp đến từ các nước tham gia triển lãm, trong đó có Nhật Bản thông và quảng bá giới thiệu các sản phẩm nông nghiệp trong nước ra nước ngoài.

Hội chợ quốc tế là một trong những công cụ hiệu quả nhất trong việc tiếp cận thị trường, nếu doanh nghiệp có một sự chuẩn bị kỹ càng và đầu tư xứng đáng, cũng như chọn hội chợ phù hợp.